Number Format در اکسل

سلول ها در نرم افزار اکسل فرمت و انواع داده مختلفی دارند . فرض کنید شما اطلاعات مخارج و هزینه های ماهانه خود را برای بررسی ، تحلیل و در یک Wordbook ثبت کرده اید.اطلاعاتی شامل عنوان هزینه، مبلغ، تعداد و ..... .برای اینکه بتوانیم تحلیل دقیق و درستی داشته باشیم باید بتوانیم سرجمع هزینه ها را به تفکیک محاسبه کنیم. برای محاسبه درست سرجمع هزینه ها باید نوع داده هزینه ها از نوع عدد(Number) یا پول (Curreny) باشد. در این صورت است که نرم افزار اکسل می تواند درک صحیحی از داده های ما داشته و در نتیجه محاسبه درستی انجام دهد.

فرض کنید نوع داده سلول های هزینه از نوع رشته یا Text باشددر اینصورت سرجمع این سلولها سرجمع رشته های متنی بوده و معنی خاصی برای انسانها نخواهد داشت. پس هر زمانی که با نرم افزار اکسل کار می کنید بهتر است فرمت داده ای مناسبی برای داده های خود انتخاب کنید.

فرمت داده ها

فرمت گذاری برای داده ها ،خواندن WorkBook را راحت تر کرده و باعث خوانا تر شدن آن می شود.وقتی برای داده های یک یا محدوده ای از سلول ها فرمت خاصی تعیین می کنیم به نرم افزار اکسل می گوییم که با چه نوع داده ای سروکار دارد و چه نوع داده ای را ذخیره می کند. این امر باعث می گردد که نرم افزار اکسل داده های ما را بهتر درک کرده و در نتیجه محاسبه درستی روی داده های ما انجام دهد.

تنظیم فرمت داده مناسب روی سلول ها

دقیقا مانند زمانی که شما انواع قالبندی ها مانند تغییر رنگ قلم ، تغییر رنگ پس زمینه را با انتخاب سلول یا محدوده ای از سلول ها و انتخاب قالب بندی مورد نظر اعمال می کردیم در اینجا هم نحوه تنظیم به همین صورت می باشد. یعنی ابتدا سلول یا محدوده ای از سلول ها را انتخاب می کنید. برای دسترسی به قسمت Number دو راه وجود دارد.

• از بخش Ribbon در سربرگ Home قسمت Number
  
• راست کلیک روی سلول یا محدوده سلول های مورد نظر و انتخاب گزینه Format Cells . در پنجره ظاهر شده در تب General می توانید به این قسمت دسترسی داشته باشید. می توانید برای دسترسی سریعتر به این پنجره از کلید های ترکیبی Ctrl+1 استفاده کنید. لازم به ذکر می باشد که این کلید 1 قسمت کلید های عددی در اینجا منظورمان نیست.
  

  به پنجره ظاهر شده در سربرگ Number بروید.

  

انواع فرمت داده ها

در نرم افزار اکسل برای داده ها 12 نوع فرمت در نظر گرفته شده است. با ما همراه باشید تا با همه آنها به صورت مفصل آشنا شوید. قبل از اینکه بخواهیم موارد را بیان کنیم لازم به ذکر می باشد دسترسی به همه 12 مورد از دو طریق امکان پذیر می باشد یا از طریق بخش Ribbon سربرگ Home و قسمت Number و یا از طریق راست کلیک روی سلول مورد نظر و انتخاب گزینه Format Cells و در پنجره ظاهر شده تب Number .برای راحتی کار و ارائه آموزش کامل تر همه موارد را از طریق پنجره Format Cells پیش خواهیم برد.

• General : فرمت عمومی ی جنرال همانطور که قبلا گفته شد فرمت پیش فرض در اکسل می باشد.این فرمت دارای ویژگی های زیر می باشد
  • در صورتی که اعداد صحیح بیشتر از 12 رقم باشند به صورت نماد علمی نمایش داده خواهند شد
    
  • اعداد بزرگ با اعشار گرد شده تا متناسب با انداره عرض ستونی که سلول جاری در آن قرار دارد تنظیم شود.به عنوان مثال قسمت اعشار موجود عدد موجود در سلول A1 به سمت پایین گرد شد تا اندازه عرض ستون مورد نظر گردد
    
• Number: این فرمت به شما امکان را می دهد که از نوع داده صحیح برای با رقم اعشار دلخواه استفاده کنید. به این مفهوم که شما می توانید تعداد اعشار را خودتان در نظر بگیرید. از دو طریق می توانید تعداد اعشار را کم و زیاد کنید
  • آیکون های Increase decimal و Decrease decimal که در بخش ریبون و در سربرگ Home و در قسمت Number قرار دارند.در صورتی که قالب یک سلول از نوع General باشد و از این آیتم ها استفاده کنید به صورت خودکار به Number تغییر پیدا خواهد کرد.
    
  • دسترسی به نوع داده Number با راست کلیک روی سلول مورد نظر و انتخاب گزینه Format Cells و در پنجره ظاهر شده در سربرگ Number در قسمت Category نوع داده را Number انتخاب کنید. در قسمت Decimal Place می توانید تعداد اعشار بعد از ممیز را مشخص کنید. در صورتی که تیک (,)Use 1000 Separator هر سه رقم سه رقم با جدا کنند , از هم جدا خواهد شد. این آیتم می تواند به خوانایی اعداد کمک کنید.
    
• Currency: این فرمت مخصوص ارز یا پول می باشد . نوع داده پول پیش فرض بر اساس تنظیمات ویندوز گرفته می شود و از طریق قسمت Symbole قابل تغییر می باشد. اینجا هم می توانید تعداد اعشار را به دلخواه در نظر بگیرید. البته اگر برای واحد پولی مورد نظر معنی داشته باشد. همانطور که مشاهده می کنید واحد پولی (ریال) مورد نظر به سمت راست داده اضافه شده است.
  
• Accounting: واحد حسابداری بسیار شبیه به فرمت پول می باشد .
• Date: در اکسل برای نمایش تاریخ می توانید از فرمت تاریخ استفاده کنید. می توان از فرمت پیش فرض تاریخ استفاده کرد یا در صورت نیاز آنرا سفارشی سازی کرد. البته این فرمت به تنظیمات پیش فرض تاریخ روی سیستم شما بستگی دارد.به عنوان مثال تاریخ 24/10/2023 مطابق با فرمت dd/mm/yyyy می باشد. اگر فرمت را به d/mmm/yyyy تغییر دهیم خواهیم داشت 1-jun-2021 . در اکسل نسخه ویندوز سال 1900 میلادی اولین تاریخی می ابشد که می توانید روی سیستم تنظیم کنید . این در حالی است که اولین تاریخ در مک 1904 می باشد. به عبارت دقیق تر نرم افزار اکسل در نسخه ویندوز اولین تاریخ شناسایی شده 1 ژانویه 1900 و آخرین روز هم 31 دسامبر 9999 می باشد. یعنی اگر شما تاریخ قبل و بعد از این تاریخ را در سلولی وارد کنید که فرمت تاریخ دارد ، اکسل نمی تواند به آن با فرمت تاریخ نگاه کند.
  

  در فرمت تاریخ برای سهولت در محاسبات و کاستن پیچیدگی ها تاریخ ها را به صورت اعداد متوالی با اختلاف 1 (یک) ذخیره می کنند. این اعداد به عنوان مقادیر سریال در نظر گرفته می شوند . به عنوان مثال اختلاف 25/02/2024 با 27/02/2024 عدد 2 می باشد.در این مقاله از سیستم 1900 یعنی نسخه ویندوزی و از ورژن 2024 نرم افزار اکسل استفاده شده است.

  فرمت کدهای نمایش تاریخ

  همانطور کمه گفته شد می توان برای نمایش تاریخ فرمت های گوناگونی را انتخاب کرد. این فرمت ها هرکدام کدهای خاصی دارند که در زیر بررسی خواهند شد.

  نشانه گذاری برای روز

  • d برای نمایش روز تنها یک کاراکتر برای روز به عنوان مثال 2
  • dd برای نمایش دو عدد برای روز به عنوان مثال 02
  • ddd برای نمایش نام کوتاه روز به عنوان مثال Thu برای ماه Thuesday
  • dddd برای نمایش نام کامل روز به عنوان مثال Thuesday

  نشانه گذاری برای ماه

  • m برای نمایش ماه به صورت یک کاراکتر به عنوان مثال 3
  • mm برای نمایش ماه به صورت دو کاراکتری به عنوان مثال 03
  • mmm برای نمایش نام کوتاه ماه به عنوان مثال Oct برای ماهOctober
  • mmmm برای نمایش نام کامل ماه به عنوان مثال October

  نشانه گذاری برای سال

  • yy برای نمایش دو عدد آخر سال به عنوان مثال 24 برای سال 2024
  • yyyy برای نمایش سال به صورت کامل به عنوان مثال 2024

  بگذارید تا با مثالی این موضوع را بیان کنیم. می خواهیم فرمت تاریخ سفارشی dd/mmm/yyyy رو داشته باشیم . ما تاریخ 22 اکتبر سال 2024 را در نظر می گیریم. برای ایجاد فرمت تاریخ به نشانه گذاری دلخواه خود باید به پنجره Format Cells رفته و از Category ها نوع Custom را انتخاب کنید. حالا در قسمت Type مقدار نشانه گذاری dd/mmm/yyyy را وارد کنید. همانطور که می بینید نتیجه می شود 22/oct/2024.

  

  برای راحتی و سرعت بیشتر می توانید از نمونه آماده ای که در قسمت Number وجود دارد استفاده کنید. همانطور که می بینید در این قسمت دو نوع از فرمت تاریخ وجود دارد Short Date و Long Date . در این مثال برای فرمت سلول A1 نوع Short date و برای فرمت سلول A2 نوع Long Date را در نظر گرفته ایم. همانطور که گفته شد نرم افزار اکسل به تاریخ به صورت سریال و پست سر هم نگاه می کند. بازه افزایش این اعداد سریال یک واحد می باشد. زمانی که نوع تاریخ برای سلول ها مشخص می کنیم اگر کوچکترین عضو سریال (یعنی عدد 1) را وارد کنید نرم افزار اکسل به طور خودکار تشخصی داده و کوچکترین تاریخ موجود یعنی 1 ژانویه 1900 را برای این سلول در نظر می گیرد .برای سلول A2 ما خواستیم دومین عضو سریال را داشته باشیم به همین خاطر با تایپ عدد 2 و زدن Enter مقدار 2 ژانویه 1900 بدست آمد.

  

  آخرین مثال از فرمت تاریخ : می خواهیم برای تاریخ 2024/10/23 به صورت نمایش کوتاه روز ، نمایش کامل ماه و نمایش کامل سال در سلول A1 داشته باشیم. برای اینکار باید فرمت سفارشی ddd/mmmm/yyyy را در قسمت Custom پنجره Format Cells مطابق به شکل زیر وارد کنید.

  
• Time: اعداد را در قالب زمان نمایش می دهد. این قالب هم مانند قالب تاریخ به زمان به عنوان موجودیتی با ماهیت سریال نگاه می کند.
  
• Percentage: مقدار سلول را در 100 ضرب کرده و نمایش می دهد.برای مثال ما مقدار سلول A1 را برابر با 0.16 قرار داده ایم. وقتی فرمت را درصد می کنیم مقدار جدید می شود 16.00% .
  
• Fraction: این قالب مقدار سلول را به صورت کسری نمایش می دهد. وقتی از این فرمت استفاده میکنید باعث خواهد شد زمانی که از کاراکتر / استفاده می کنید نمایش و مقدار سلول به صورت کسری در نظر گرفته خواهد شد. برای مثال اگر مقدار 4/11 را وارد کنید (بدون وارد کردن مساوی) مقدار .363636363636364 در قسمت Formul Bar خواهد نشست و مقدار نمایشی در سلول هم 1/3 خواهد شد. در واقع مقدار اول نتیجه این کسر و مقدار دوم هم مقدار نمایشی در این سلول خواهد بود. مقدار نمایشی تا 15 رقم اعشار محاسبه شده و عدد 3 اولین کاراکتر از جواب و مقدار 1 هم باقیمانده می باشد که نمایش داه شده است.
  
• Scientific: نماد علمی داده ها را به صورت E+n نمایش می دهد . به عنوان مثال عدد 569 با نماد علمی خواهد شد 5.69E+02 . یعنی 5.69 ضربدر 10 به توان 2 خواهد شد.
  
• Text: فرمت متن به داده ها به صورت متن نگاه خواهد کرد. یعنی زمانی که شما داده شما از نوع عدد باشد باز هم به آن به عنوان متن نگاه کرده و مثل متن با آن برخورد خواهد کرد. این مورد برخی موارد کاربرد دارد . مثلا زمانی که می خواهید مقدار صفر را قبل از اعداد دیگر وارد کنیدمفید می باشد.فرض کنید یک اکسل داردی که شماره تلفن ها یکی از ستون های آن می باشد. اگر از قالب Number یا Genreal برای این ستون استفاده کنید مقدار (0) را حذف خواهد کرد به این دلیل که به آن به عنوان عدد نگاه کرده و صفر قبل از هر عدد معنی نخواهد داشت. راه حل این است که فرمت این ستون را از نوع Text قرار دهیم تا مقدار صفر هم نمایش داده شده و حذف نشود.
  
• Special: این قالب برای موارد خاص مثل کد پستی، شماره تلفن ، شماره تامین اجتماعی و... کاربرد درد
• Costom: همانطور که از نامش پیداست می توانید فرمت ها را سفارشی سازی کنید. همانطور که برای تاریخ این کار را انجام دادیم. فرمت های سفارشی شده از این قسمت در دسترس خواهند بود.

کلید های ترکیبی میانبر برای دسترسی به انواع فرمت داده ها