Sorting در اکسل

مرتب سازی داده ها شاید برای داده های کوچک و کم تعداد زیاد قابل توجه و کاربردی نباشد. زمانی که شما با داده های بزرگ (Big data) سرو کار دارید مرتب سازی بسیار پرفایده و حیاتی خواهد بود. فرض کنید شما انبار دار یک شرکت هستید . در این انبار نزدیک به 5000 نوع محصول یا ماده اولیه وجود دارد. شما می خواهید بدانید کدام یک از محصولات دارای موجودی صفر یا به موجودی نقطه سفارش نزدیک شده اند. اکسلی که موجودی ها در آن وجود دارد دارای 5000 سطر است و اگر شما بخواهید کالا به کالا چک کنید شاید روزها از شما زمان صرف کند. اینجاست که مرتب سازی به شما کمک خواد کرد و شما را نجات خواهد داد. کافی است که بر اساس ستون موجودی کالا مرتب سازی صعودی را انجام داده ، تا بعد از این با صرف زمان بسیار کم کالاهای دارای موجودی صفر را پیدا کنید.با ما همراه باشید تا در این مقاله آموزش مرتب سازی صعودی و نزولی را پیش ببریم.

انواع مرتب سازی

در نرم افزار اکسل دو نوع مرتب سازی وجود دارد .که این دو نوع عبارتند از:

• مرتب سازی صعودی(Sort Asceding):

  در این نوع مرتب سازی داده ها از کوچک به بزرگ مرتب سازی خواهند شد.

• مرتب سازی نزولی(Sort Desceding):

  در این نوع مرتب سازی داده ها از بزرگ به کوچک مرتب خواهند شد.

مرتب سازی صعودی(Sort Asceding)

جدولی شامل محصولات یک شرکت که تولید بلبرینگ انجام می دهد را در نظر بگیرید. همانطور که در تصویر زیر مشخص است تنوع محصول این شرکت زیاد نبوده و تنها 29 محصول را می تواند تولید کند. می خواهیم بر اساس موجودی به صورت صعودی مرتب سازی انجام دهیم .

برای اینکار کافی است ستون مورد نظر را انتخاب کنید. حالا به مسیر گفته شده یعنی سربرگ Home رفته و در قسمت Editing از لیست بازشوی Sort & Filter آیتم Sort A to Z را انتخاب کنید.

همانطور که مشاهده می کنید بعد از مرتب سازی صعودی مقادیر از کم به زیاد مرتب شده و مقادیر صفر در ابتدا قرار گرفته اند.

مرتب سازی نزولی (Sort Desceding)

جدول کالا ها را در نظر بگیرید می خواهیم به صورت نزولی بر اساس موجودی کالا مرتب سازی شوند. یعنی ابتدا کالاهایی که دارای بیشترین موجودی هستند و سپس کالاهای با موجودی کمتر مرتب سازی خواهند شد. مانند مرتب سازی صعودی به سربرگ Home رفته و از قسمت Editing از لیست بازشوی Sort & Filter آیتم Sort Z to A را انتخاب کنید.

Custom Sort

می توانید مرتب سازی را سفارشی سازی کنید . برای اینکار می توانید از منوی Custom Sort که در همان قسمت مرتب سازی ها بود مرتب سازی سفارشی را داشته باشید. پنجره Sort ظاهر می شود که دارای قسمت های مختلف می باشد که آیتم های آن به شرح زیر می باشد:

• Add level:

  به وسیله این گزینه می توانید مربت سازی جدیدی اضافه کنید. به صورت پیش فرض یک مرتب سازی وجود دارد همانطور که در تصویر هم مشخص می باشد در اینجا مرتب سازی پیش فرض که لحاظ کردیم بر اساس موجودی کالا می باشد. لازم به ذکر می باشد مرتب سازی که از همه بالاتر باشد لحاظ خواهد شد. یعنی اگر در این پنجره یکبار بر اساس موجودی و یکبار هم بر اساس نام کالا مرتب سازی کرده باشیم چون مرتب سازی بر اساس موجودی بالاتر قرار دارد آن لحاظ خواهد شد

• Delete Level:

  با این گزینه می توانید مرتب سازی های موجود را پاک کنید.

• Copy Level:

  این گزینه به شما امکان کپی مرتب سازی انتخاب شده را می دهد. و یک نسخه از آنرا برای شما زیر سطر انتخاب شده جایگزاری خواهد کرد.

• دکمه های move up ,move down:

  با این گزینه می توانید که اولویت مرتب سازی ها را کم و یا زیاد نید.

• Option:

  با انتخاب آن پنجره کوچکی به نام Sort Option باز خواهد شد. گزینه ای به نام Case Sensitive وجود دارد که در صورتی که فعال باشد اکسل نسبت به حروف بزرگ و کوچک دارای حساسیت شده و آنها را یکسان طلقی نخواهد کرد. به صورت پیش فرض حساسیتی نسبت به حروف بزرگ وکوچک وجود ندارد. زیر این گزینه هم دو گزینه وجود دارد که مشخص می کند اگر حساسیت به حروف کوچک وجود داشت یا وجود نداشت مرتب سازی آنها بر صورت نزولی(Sort top to Bottom) یا صعودی (Sort Bottom to Top) باشد.

• سطرهای موجود در این پنجره:

  همانطور که مشاهده می کنید از سه ستون تشکیل شده است. ستون Sort By : ستون هایی که می خواهیم مرتب سازی بر اساس آن باشد در این قسمت انتخاب کنیم. ستون Sort On که مشخص می کند که مرتب سازی بر اساس مقادیر :

  • Cell Value:

    مثل مرتب سازی هایی که تاکنون انجام داده ایم. مرتب سازی بر اساس مقادیر سلول ها انجام خواهد شد .

  • Cell Value:

    مثل مرتب سازی هایی که تاکنون انجام داده ایم. مرتب سازی بر اساس مقادیر سلول ها انجام خواهد شد .

  • Cell Color:

    مرتب سازی بر اساس رنگ بندی سلول ها انجام خواهد شد. یعنی سلول های رنگی در ابتدا مرتب سازی خواهند شد سپس سلول های فاقد رنگ. به مثال زیر توجه کنید .در اینجا همانگونه که در تصویر مشخص می باشد تمام بلبرینگ های سایر رنج 10 را به رنگ سبز و رنج 5 را رنگ آبی کرده ایم. می خواهیم بر اساس Cell Color آنها را به صورت نزولی مرتب کنیم. با این کار همه سلول های رنگی به ترتیب نزولی قرار خواهند گرفت و بعد از همه سلول های رنگی سلول های فاقد رنگ به صورت نزولی مرتب خواهند شد. در ستون Order می توانید از تعداد رنگ موجود فقط یکی را برای مرتب سازی انتخاب کنید. در صورتی که رنگی انتخاب نکنید ابتدا سلول های رنگی به ترتیب مقدار مرتب سازی شده و سپس خانه های فاقد رنگ مرتب سازی خواهد شد .

    می توانیم بر اساس رنگ سلول ها آنها را مرتب سازی کنیم. برای مثال می خواهیم ابتدا سلول هایی که رنگ سبز دارند سپس سلول های رنگ آبی و بعد هم سلول های فاقد رنگ .

    

    به این ترتیب مانند تصویر زیر عمل می کنیم

    

    همانطور که در تصویر زیر مشخص می باشد بر اساس رنگ پس زمینه سلول ها مرتب سازی انجام شده است.

    
  • Font Color:

    مرتب سازی بر اساس رنگ قلم هر سلول انجام خواهد شد. دقیقا مانند Cell color با این تفاوت که به جای انتخاب Cell color حالا Font Color را انتخاب می کنیم. در مثال زیر هم ما رنگ برخی از کالا ها را به قرمز و برخی را آبی کرده ایم . می خواهیم بر اساس رنگ قلم آنها ابتدا رنگ آبی و سپس رنگ قرمز مرتب سازی شوند. مانند شکل زیر پیش می رویم.

    

    خروجی مرتب سازی از نوع Font Color روی نام کالا را مشاهده می کنید.

    
  • Conditional Formatting Icon:

    گاهی اوقات به دلایلی از آیکون های شرطی(canonical Formating) استفاده میکنیم. همانطور که در تصویر زیر می تونید ببینید. می توان بر اساس این آیکون ها مرتب سازی انجام داد به عنوان مثال می خواهیم می خواهیم آیکون هایی که به سمت بالا اشاره می کند در ابتدا و سپس آیکون های که به سمت راست اشاره می کنند و در آخر هم آیکون هایی که به سمت پایین اشاره می کنند مرتب شوند.

    

    مطابق با شکل زیر عمل می کنیم.

    

    نتیجه را در شکل زیر می توانید مشاهده کنید.